Cabinet RH, expert-comptable, avocat, RH à temps partagé : qui fait quoi

La plupart des dirigeants de PME travaillent déjà avec plusieurs interlocuteurs sur des sujets touchant aux ressources humaines. Un expert-comptable qui établit la paie, parfois un avocat en droit social, occasionnellement un cabinet de recrutement.

Cette configuration produit deux effets indésirables. Certains sujets sont traités deux fois, par des prestataires différents et facturés séparément. D'autres ne sont traités par personne, chacun estimant qu'ils relèvent d'un autre.

Cet article propose une répartition claire des périmètres, sans hiérarchie entre les métiers. Chacun fait un travail que les autres ne savent pas faire.

Les quatre métiers, en une phrase chacun

L'expert-comptable traduit les décisions RH en écritures et en déclarations. Il produit la paie, gère les déclarations sociales, sécurise le traitement des cotisations et vous alerte sur les conséquences financières de vos décisions.

L'avocat en droit social défend l'entreprise et sécurise les actes à fort enjeu juridique. Il intervient en amont sur la rédaction d'actes complexes, et en aval en cas de contentieux.

Le cabinet de recrutement identifie et présente des candidats. Son métier est le sourcing et l'évaluation, sur un poste donné, dans un délai donné.

Le RH à temps partagé construit et fait fonctionner la fonction RH dans la durée. Il structure les pratiques, outille les managers, pilote les sujets et assure la continuité entre les interventions ponctuelles des autres.

Le tableau de répartition

Les trois zones grises les plus fréquentes

La rédaction des contrats de travail

C'est le sujet le plus souvent mal réparti. Beaucoup d'expert-comptables proposent des modèles de contrat en complément de la paie. Ces modèles sont généralement corrects sur le plan formel, mais génériques : ils ne tiennent pas compte de la réalité du poste, des spécificités de votre organisation, ni des clauses qui vous seraient utiles.

La bonne pratique consiste à distinguer trois niveaux. Un contrat standard, sur un poste courant, se rédige en interne à partir d'une trame maîtrisée. Un contrat comportant une clause sensible mérite une relecture par un avocat. Un contrat de dirigeant ou de cadre à fort enjeu se rédige avec un avocat.

Payer un avocat pour un contrat d'employé standard revient cher. Utiliser un modèle générique pour un cadre commercial avec clause de non-concurrence coûte beaucoup plus cher, mais plus tard.

Le conseil sur une situation individuelle

Un salarié pose problème. Qui appeler ?

Le réflexe fréquent est l'avocat, parce que le sujet paraît juridique. Il l'est parfois, mais dans la majorité des cas, la question posée est managériale avant d'être juridique : comment recadrer, comment formaliser une attente, comment documenter un écart.

Un avocat traitera très bien la procédure disciplinaire. Il n'a pas vocation à outiller le manager qui devra conduire l'entretien, ni à construire le dispositif qui aurait évité d'en arriver là.

La séquence efficace consiste à qualifier la situation d'abord. Si elle relève du management, elle se traite en interne avec un appui RH. Si elle relève du disciplinaire à enjeu, elle passe par l'avocat. Si elle relève d'un défaut de processus, elle appelle un chantier de structuration.

Le recrutement

Un cabinet de recrutement facture généralement un pourcentage du salaire annuel du poste pourvu. La prestation couvre le sourcing, la présélection et la présentation de candidats.

Elle ne couvre pas trois éléments décisifs : la définition du besoin, la décision, et l'intégration. Or c'est précisément là que se jouent la plupart des recrutements ratés. Un besoin mal défini produit un sourcing hors cible, quelle que soit la qualité du cabinet. Une intégration bâclée fait perdre un bon candidat en trois mois.

Le partage naturel est le suivant : le besoin et la grille d'évaluation se construisent en amont, le sourcing s'externalise si vous n'avez ni le temps ni le réseau, la décision vous appartient, l'intégration se prépare avant l'arrivée.

Comment articuler sans multiplier les coûts

Trois principes suffisent.

Un interlocuteur de coordination. Quelqu'un doit savoir qui traite quoi et à quelle échéance. Sans cette fonction, chaque prestataire optimise son périmètre et personne ne tient l'ensemble. C'est précisément le rôle que joue un RH à temps partagé dans les entreprises qui n'ont pas de fonction RH interne.

Une règle d'escalade écrite. Décidez à l'avance ce qui déclenche l'appel à l'avocat : un montant en jeu, une catégorie de situation, un statut protecteur. Sans règle, l'arbitrage se fait dans l'urgence, en général dans le mauvais sens.

Un point annuel avec chaque prestataire. Une heure avec l'expert-comptable pour revoir ce qui relève de son périmètre, une heure avec l'avocat pour faire remonter les sujets récurrents. Ces échanges font apparaître les doublons et les angles morts.

Le cas des très petites entreprises

En dessous de vingt salariés, la configuration se simplifie. L'expert-comptable couvre la paie et le déclaratif. Le dirigeant traite le reste. L'avocat intervient exceptionnellement.

Cette organisation fonctionne tant que trois conditions sont réunies : l'effectif est stable, les contrats sont simples, et aucune situation individuelle difficile n'est en cours. Dès qu'une de ces conditions tombe, le dirigeant se retrouve à traiter un sujet qu'il ne maîtrise pas, dans un délai contraint.

C'est le moment où un appui RH ponctuel, de quelques heures par mois, produit son meilleur rapport entre coût et bénéfice.

En résumé

Aucun de ces quatre interlocuteurs ne remplace les autres. L'expert-comptable ne structure pas une fonction RH. L'avocat ne conduit pas un entretien managérial. Le cabinet de recrutement ne définit pas votre besoin. Le RH à temps partagé n'établit pas la paie et ne plaide pas.

Le vrai sujet n'est pas de choisir, mais de savoir qui fait quoi, et de s'assurer que personne ne pense qu'un sujet est traité par un autre.

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